STOKLAR YANİ DEPO ŞİRKETİN NAMUSUDUR. DEPO TAKİBİNDE BAZI BASİT KURALLAR

STOKLAR YANİ DEPO ŞİRKETİN NAMUSUDUR. DEPO TAKİBİNDE BAZI BASİT KURALLAR:

Depo yani hammadde, malzeme ve bitmiş ürünler bir işletmenin aktifinde önemli yer tutan unsurlardır. Hammaddeler olsun, malzemeler olsun ve tabii en önemlisi bitmiş ürünler olsun, sermayenizin somut ve gözle görünür elle tutulur unsurlarındandır.

Stoklarınızın değerlendirme yöntemleri, depolara giren, çıkan stokların doğru ve zamanında kaydedilmesi, ilgili şirketin bilançosunu doğrudan etkiler, bu sebeple de Kâr veya zararı yani nihai kârlılığınızı doğru olarak saptayıp, görmenizi sağlar.

Stoklarınızı yüzde yüz doğru takip ederseniz, doğru kararları daha hızlı alabilirsiniz. Stok takibinde en çok yüzde üç hata kabul edilebilir. Kaldı ki, düşük kârlar ile çalışan, örneğin brüt kârı yüzde sekiz, onlarda olan bir işletmede yüzde üç stok farklılığı nihai kârınızı yüzde elliye kadar eksi veya artı değiştirebilir.

Deneyimim göstermiştir ki az sayıda ortaklı küçük şirketler veya şahıs firmaları brüt kârları yüksekse, tabir yerindeyse rahatlayıp, stok takibindeki hataları bazen görmezden gelmektedirler. Tabii bu çok hatalı bir uygulamadır.

Stoklarınızı ve kârlılığınızı daha iyi takip etmek, olası hataları önlemek için neler yapmalısınız?

Gelişmiş ve işinize cevap verecek doğru bir ERP sisteminiz olmalıdır.
Depolarınız, mutlaka, ama mutlaka doğru bir şekilde adreslenmiş, tertipli ve çok düzenli olmalıdır.
Depolarınıza “Depo Sorumlunuz” hariç hiç kimse girmemelidir. Birden çok vardiyalı çalışılan (İki 12 saat veya üç sekiz saat çalışılan) işletmelerde, gece vardiyalarında gerekecek ürün ve malzemeler mutlaka önceden üretime teslim edilmeli veya gece vardiyalarına bir “Depo Sorumlusu” atanmalıdır. Girenin çıkanın belli olmadığı depolarda örneğin bir selenoid valfin bobininin “Satış Mühendisleri” tarafından çıkartılıp, hiç bir depo kaydı yapılmaksızın önemli bir müşteriye verildiğine, daha sonra da bobinsiz valfin başka bir müşteriye gönderilip, sıkıntılar yaşandığına defalarca şahit olmuşumdur.
Satışçılarınız, Satın Almacılarınız, da, muhasebecileriniz ve tabii doğal olarak stoktan sorumlu yöneticileriniz de prosedürlere uygun olarak, dikkatle ve titizlikle çalışmalı, her türlü hareketi zamanında ve doğru olarak sisteme girmelidirler.
Stok hataları en çok tekrar saymaktan (yani sevke hazır ürünleri sehven tekrar saymaktan) kaynaklanabilmekte olup, diğer hatalarsa, sırasıyla giren veya çıkan ürünleri hatalı saymaktan, hatalı ürün (A yerine C ürünü) sevk etmekten kaynaklanabilmektedir.
Bazı işletmeler Satıcının sipariş açmasından, ürün rezerve etmesinden ve sevki takip etmesinden başlayarak bir önceki maddede saydığım sebeplerle hatalı stok ile işlem yapmaktadır. Yukarıdaki maddelerde belirttiğim hataların sebep olduğu hatalı faturalar da müşterinin gözünde ciddi bir kalitesizlik ve hata sebebidir.
Doğal akış, her zaman hatırlattığım gibi şöyle olmalıdır:
1. Satıcı Müşterisine Siparişi Yazdırır ve siparişini tamamlaması, kesinleştirmesi için TAVSİYEM EN FAZLA İKİ GÜN MEHİL VERİR.
1. Sipariş kesinleşince İlgili Ürün Eğer (A) Ana Depoda varsa İÇ İRSALİYE veya HESAP HAREKET FİŞİ ile REZERVASYON DEPOSUNA (B DEPOSUNA) AKTARILIR. Bu depodaki bekleme süresi de ürün cinsine bağlı olarak, bir hafta, en çok da 20 gün, olmalıdır. Belirlenen süresi içerisinde sevk edilemeyecek ürünler gene TERS HESAP HAREKETİ VE FİŞİ İLE (A) ANA DEPOYA İADE OLMALIDIR.
1. Sevk edilecek ürün Kamyona veya ilgili araca yüklenirken son kez dikkatle kontrol edilerek irsaliye veya irsaliyeli fatura kesilmelidir.
1. Kamyona yüklenen ve müşteriye doğru sevk edilecek ürünün irsaliyesi “İRSALİYELİ FATURA” değilse derhal muhasebeye bildirilip evrak kesilmeli ve ilgili müşteri hesabına işlenmelidir.

Bu söylenenler yukarıdan aşağı titizlikle yapılırsa stoklarda eksiklik veya fazlalık ve buna bağlı kâr oynamaları olmayacaktır.
Stok sayımları da son derecede önemlidir. Her ne kadar tüm bu nasihatlerim yerine getirilse de stokların en geç altı ayda bir eksiksiz sayılması olası hataların önlenmesi ve doğru bir bilanço için mutlaka gereklidir.
Altı ayda bir yapılan stok sayımları dışında her hafta da en az on veya yirmi ürün ve / veya model rastgele seçilerek sayılmalı gerek yerleri, gerek adetleri doğru mu kontrol edilmelidir. Bu sayımda ürünün adı ve adresi verilir miktar boş bırakılır. Sayımı yapan personel sayımı tamamlayınca eksiklik veya fazlalık varsa tekrar saydırılır ve sisteme işlenerek sapma da varsa zamanında işlenerek, sebepleri araştırılır.

Haftalık kontrol sayımlarında pareto mantığı ile stratejik malzeme ve ürünlerden de diğer malzeme ve ürünlerden de seçilerek sayım yapılması yararlı olmaktadır. (Basit ve çok ucuz malzemelerden, örneğin temizlemede kullanılan kulak temizleme çöpü veya bir motorda kullanılan basit bir cıvata yüzünden üretimin durduğunu irili ufaklı çok sayıda işletmede görmüş bir hocanızım...)

Altı aylık ve yıllık stok sayımlarında her ne kadar detaylı ve yönlendirici “yazılı talimatlarımız” olsa da bu yazımda dikkat etmeniz gereken önemli noktaları dikkatlerinize sunmak isterim:
1. Deponun adresleri kontrol edilir. Zaten temiz olması gereken depo tertemiz yapılır, eksik, okunmayan adres etiketleri varsa düzeltilir ve tamamlanır. Işıklandırma eksik ve hataları düzeltilerek tamamlanır.
1. Sayımdan bir hafta önce en az iki kişisi depo personeli dışından olmak üzere, üçer kişilik yeterli sayıda sayım ekibi hazırlanır. Sayım günü vaktinde işletmede bulunmaları sağlanır.
1. Sayım günü satışlar ve depoya giriş çıkışlar fiziken ve hesaben durdurularak önlenir.
1. Sayım erken saatlerde başlar.
1. Sayım ekiplerine ilgili alandaki ürün adları ve adresleri adetleri / miktarları olmaksızın verilir.
1. Ekipler kendilerinin sorumlu olduğu bölge ve rafları sayar, gerekirse tekrar sayarak emin olur, sonucu boş olan miktar hanelerine işler.
1. Sayım ekipleri sayım başkanına ve sistemden sorumlu olacak kişiye gelerek, sayım sonuçlarını peyderpey verip sisteme işlenmesini sağlar. Sayım Sorumlusu depo yöneticilerinden olmamalıdır. Burada önerim, Mali İşler Yöneticilerinden bir tanesinin “Sayım Sorumlusu” olmasıdır

Çok önemli ve stoklarınız yüzünden kârlılığınızı da etkileyebilecek bir konu da “Mali Mevzuat İzin Verse Dahi” tam maliyet sisteminden kaçınmanızın gereğidir. Tam Maliyet stokları maliyetlendirirken sabit karakterli giderleri de dağıtarak stoklara yüklemek demektir. Bu durumda satamadığınız ve elinizde kalan stokların maliyeti artacak ve bu aktif artışınız “Fiktif Kârlara” bağlı olarak da fazla vergi ödemenize sebep olacaktır. Doğru olan stokları sadece net değişken maliyetler ile değerlendirmeniz ve sabit karakterli giderlerinizi dönem masrafı olarak, doğrudan doğruya kârınızdan düşmenizdir.

İşte yukarıda saydığım bu çok temel ana maddelere uyulduğunda stoklarınız doğru takip edilecek ve Kârınız da her dönem doğru çıkacaktır. Fiktif kârlarınız yüzünden daha fazla vergi vermenize ya da tersine stok hataları yüzünden zararda görünürken, bir denetim sonucu vergi cezası yemenize hiç gerek yoktur.

Her işletmenin namusunu doğru ve düzgün takip etmesini dileyerek, başarılarınızın artarak devamını temenni ederim.

NOT: Depo otomasyonu son derecede gelişmiş bir altyapı olsa dahi insan hataları oldukça özellikle de depolarda doğru ve rasyonel bir adresleme olmadıkça, otomasyon işe yaramaz hale gelmektedir. Haftalık veya en geç on beş günde bir yapılacak rastgele kontroller olası hataları önlemektedir.

Ahmet Levent ÖNER